La implementación de una nueva forma de administrar las empresas (BPM) provoca un cambio en la organización. Se trata de un cambio interdisciplinario en el que confluyen: sociología, psicología, antropología, economía, teoría de sistemas, ingeniería institucional y diseño cultural.
Cada cambio debe ser gestionado
Sin embargo la mayoría de las compañías conviven con aspectos que dificultan estas transformaciones. La vorágine del día a día, sin el tiempo y los recursos suficientes, no les permite encarar y gestionar los cambios. Cuentan con políticas internas, muchas veces demasiado burocráticas, que obstaculizan el dinamismo para afrontar el cambio. Una cultura establecida, arraigada, al punto tal de formar una entidad organizacional que evita inconscientemente ser modificada.
Hablar de "Gestión por Procesos" implica mucho más que simples flujos de datos soportados por sistemas informáticos. Significa diseñar y orientar los procesos de una empresa al punto de vista del cliente, de manera que éste los pueda entender y pueda hacer fácilmente negocios con usted.
La gestión por procesos se está imponiendo en organizaciones de todos los sectores, debido a la eficiencia operativa que genera y a la adaptabilidad que permite frente a nuevos requerimientos del contexto y de clientes.
En la actualidad, las compañías líderes, con el objetivo de responder en forma dinámica a las transformaciones evidenciadas por el mercado, están orientado sus negocios hacia la gestión por procesos, lo que implica un cambio para dejar de pensar la empresa en base a compartimentos estancos y rígidos, y pasar a visualizarla como un conjunto de procesos.
Los principales objetivos que persigue la Gestión del Cambio en la implementación de la gestión por procesos hacia el interior de la organización son:
• Presentar a los actores los beneficios y aspectos fundamentales de la gestión por procesos.
• Capacitar a los recursos humanos para transmitir las posibilidades de mejoras continuas.
• Afianzar la motivación existente y extender la misma a todo el personal involucrado.
• Asegurar canales de comunicación que permitan atender las inquietudes del personal.
• Crear un ámbito de análisis-discusión para el mejoramiento continuo de los procesos.
• Garantizar canales de comunicación para elevar futuros desarrollos
En todo proceso de cambio existen elementos que deben tenerse en cuenta para coordinar el cambio:
• Una situación actual, que la empresa se propone abandonar por una mejor.
• Una situación deseada, a la que anhela arribar.
• Y un momento difuso, crítico, difícil de mensurar, denominado transición
Y el cambio se debe aplicar solo cuando:
• Las personas se sienten identificadas en la organización.
• Existe una apertura a la actitud creativa.
• Hay deseos de cambio.
• Hay trabajo en equipo.
• Hay una visión común.
Estos son los principales pasos para manejar el cambio en la implantación de la Gestión por Procesos en una organización.
• Preparar el CambioCada cambio debe ser gestionado
Sin embargo la mayoría de las compañías conviven con aspectos que dificultan estas transformaciones. La vorágine del día a día, sin el tiempo y los recursos suficientes, no les permite encarar y gestionar los cambios. Cuentan con políticas internas, muchas veces demasiado burocráticas, que obstaculizan el dinamismo para afrontar el cambio. Una cultura establecida, arraigada, al punto tal de formar una entidad organizacional que evita inconscientemente ser modificada.
Hablar de "Gestión por Procesos" implica mucho más que simples flujos de datos soportados por sistemas informáticos. Significa diseñar y orientar los procesos de una empresa al punto de vista del cliente, de manera que éste los pueda entender y pueda hacer fácilmente negocios con usted.
La gestión por procesos se está imponiendo en organizaciones de todos los sectores, debido a la eficiencia operativa que genera y a la adaptabilidad que permite frente a nuevos requerimientos del contexto y de clientes.
En la actualidad, las compañías líderes, con el objetivo de responder en forma dinámica a las transformaciones evidenciadas por el mercado, están orientado sus negocios hacia la gestión por procesos, lo que implica un cambio para dejar de pensar la empresa en base a compartimentos estancos y rígidos, y pasar a visualizarla como un conjunto de procesos.
Los principales objetivos que persigue la Gestión del Cambio en la implementación de la gestión por procesos hacia el interior de la organización son:
• Presentar a los actores los beneficios y aspectos fundamentales de la gestión por procesos.
• Capacitar a los recursos humanos para transmitir las posibilidades de mejoras continuas.
• Afianzar la motivación existente y extender la misma a todo el personal involucrado.
• Asegurar canales de comunicación que permitan atender las inquietudes del personal.
• Crear un ámbito de análisis-discusión para el mejoramiento continuo de los procesos.
• Garantizar canales de comunicación para elevar futuros desarrollos
En todo proceso de cambio existen elementos que deben tenerse en cuenta para coordinar el cambio:
• Una situación actual, que la empresa se propone abandonar por una mejor.
• Una situación deseada, a la que anhela arribar.
• Y un momento difuso, crítico, difícil de mensurar, denominado transición
Y el cambio se debe aplicar solo cuando:
• Las personas se sienten identificadas en la organización.
• Existe una apertura a la actitud creativa.
• Hay deseos de cambio.
• Hay trabajo en equipo.
• Hay una visión común.
Estos son los principales pasos para manejar el cambio en la implantación de la Gestión por Procesos en una organización.
- Preparar el terreno: el cambio cultural.
- Conformar equipos.
- Nombrar líder.
- Definir el proyecto.
- Definir niveles de procesos.
- Identificar los procesos críticos o que requieren cambios.
- Priorizar los procesos.
- Definir el plan de proyectos.
- Especificar el proceso.
- Analizar el proceso.
- Modelar cambios.
- Implementar.
- Puesta en marcha del rediseño.
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