El BPM (Business Process Management) es una disciplina de administración de organizaciones cada vez más difundida en el mundo. En USA, por ejemplo, es utilizada en más del 35% de las organizaciones y un 18 % piensa adoptar esta metodología en los próximos años.
SaaS (software as a service) es una forma muy interesante de poder utilizar sistemas en la organización, no como una aplicación clásica sino como un servicio que se consume desde la web, dejando todas las tareas de desarrollo, administración y mantenimiento al proveedor del servicio.
Ahora, qué pasa si queremos implementar SaaS en nuestra empresa? Quién tiene el control de nuestros procesos? Cómo implemento la mejora continua de mis procesos? Cómo puedo diferenciarme? Tomando como principio, que la forma de diferenciarse una empresa de otra, que provee el mismo producto o servicio, es el proceso que esta utiliza para desarrollarlo, si le entrego a un tercero la administración de mi proceso estoy perdiendo mi diferenciador. Esto, desde mi punto de vista, nos deja pocas opciones para poder integrar el BPM con SaaS.
Una forma es, que a la empresa a la que vamos a entregar nuestro proceso (proveedor SaaS), sea una empresa con experiencia trabajando en el proceso que vamos a utilizar bajo este modelo. Para que esto ocurra, el proceso tiene que ser un proceso estándar (ERP, Calidad, Compras, etc.) y se tienen que analizar muy bien cuáles son los KPIs (Key Performance Indicators) y reportes que voy a necesitar en mi organización para monitorear el funcionamiento de mi proceso, y así poder implementar la mejora continua dentro de la organización. Asimismo, es muy importante definir el esquema de implementaciones de las mejoras que yo detecto en mi proceso, ya que de lo contrario se pierde gran parte de la agilidad que nos brinda el BPM y perdemos el control del mismo, y por lo tanto, nuestra diferenciación.
Otra buena opción, es realizar una integración mixta, en la cual nuestra empresa tenga el control del proceso y las aplicaciones que están integradas con el proceso estén bajo el esquema SaaS. De esta forma, el proceso es administrado por nuestra empresa y la aplicación que se integra con el proceso es desarrollada, administrada y mantenida por un tercero. Además, los KPIs, reportes y métricas del proceso quedan bajo nuestro control, y por lo tanto, la mejora de nuestro proceso depende de nosotros mismos. Entonces, nuestra solución BPM va a estar compuesta por el proceso automatizado por nosotros mismos y de una aplicación ejecutada por el modelo SaaS.
Si bien hoy por hoy, según mi opinión, éstas son las dos mejores opciones para implementar BPM con SaaS, es una relación que recién está comenzando y en el futuro será mucho más simple y natural.
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